1. Definities

AV                          Deze algemene voorwaarden.

Diensten                De door VCS geleverde diensten, (waaronder maar niet beperkt tot onderhoud), zoals vermeld in de Orderbevestiging.

Goederen               Alle goederen (waaronder maar niet beperkt tot apparatuur, materialen, software, toebehoren, etc., met inbegrip van de bijhorende dienstverlening) (waaronder maar niet beperkt tot het ontwerp, de plaatsing, de installatie, de configuratie, de programmering, etc.,), zoals vermeld in de Orderbevestiging

Hulppersoon           Een medewerker van VCS, doch beperkt tot werknemers, bestuurders, managers en freelancers van VCS, en met uitdrukkelijke uitsluiting van externe onderaannemers, leveranciers, etc.

Klant                      Een natuurlijke of rechtspersoon die Goederen en/of Diensten van VCS koopt en/of huurt voor beroepsdoeleinden.

Offerte                    De offerte uitgebracht door VCS.

Orderbevestiging    De orderbevestiging uitgebracht door VCS naar aanleiding van een bestelling van de Klant.

Overeenkomst        De overeenkomst betreffende de levering van Goederen en/of Diensten door VCS aan de Klant zoals omschreven in de Orderbevestiging en met inbegrip van deze AV.

Overmacht              Een onvoorziene en ontoerekenbare omstandigheid die zich na de totstandkoming van de Overeenkomst voordoet en de uitvoering ervan onmogelijk of onredelijk zwaar maakt.

Partij                       VCS of de Klant.

Partijen                   VCS en de Klant.

Prijs                       De prijs voor de uitvoering van de Overeenkomst.

VCS                        VCS Video & Conferencing Solutions, met zetel te 3001 Leuven, Ambachtenlaan 14 (KBO 0634.574.988)

Website                  De website van VCS: https://vcsolutions.be/

2.Toepassingsgebied

2.1 Behoudens andersluidend schriftelijk akkoord van VCS, zijn deze AV de enige voorwaarden toepasselijk op elke onderhandeling met, bestelling bij en offerte van VCS, alsook op elke Overeenkomst tussen Partijen en de uitvoering van zulke Overeenkomst. Deze AV gelden ook voor alle toekomstige overeenkomsten tussen VCS en de Klant, zelfs indien VCS in het kader van latere Overeenkomsten niet uitdrukkelijk zou verwijzen naar deze AV. 

2.2 De Klant doet uitdrukkelijk afstand van de toepassing van haar eigen algemene voorwaarden.   

2.3 VCS deelt de AV mee op eerste verzoek en maakt haar AV bekend bij de Offerte, Orderbevestiging, facturatie en via de Website.

2.4 VCS kan de AV op elk ogenblik wijzigen. De laatste versie is steeds terug te vinden op de Website. Wijzigingen van de AV zijn van toepassing op Overeenkomsten tot stand gekomen na de datum van publicatie van de AV op de Website.

3. Offerte en Orderbevestiging

3.1 Een Offerte is vrijblijvend. Tenzij anders vermeld is een Offerte 30 dagen geldig, te rekenen vanaf de datum van de Offerte.

3.2 De in de Offerte vermelde levertermijnen zijn indicatief en verbinden VCS niet. De Klant erkent bovendien uitdrukkelijk dat de levertermijn geen essentieel element van de Overeenkomst uitmaakt.

3.3 Tussen Partijen komt een Overeenkomst tot stand vanaf het moment van de Orderbevestiging. Voordien kan elke Partij de lopende onderhandelingen afbreken zonder opgave van een motief en zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn.

3.4 De Orderbevestiging wordt gebaseerd op de informatie die de Klant aan VCS verstrekt tijdens de onderhandelingen en besprekingen tussen Partijen voorafgaand aan de Orderbevestiging. Indien de Klant onvolledige en/of onjuiste informatie verstrekt aan VCS of indien de Klant een wijziging van de Orderbevestiging wenst, zijn alle daaruit voortvloeiende prijsaanpassingen, kosten en/of schade voor rekening van de Klant. 

3.5 Indien de Klant de Orderbevestiging annuleert, is zij aan VCS een schadevergoeding verschuldigd gelijk aan 30% van de Prijs, onverminderd het recht van VCS om een ​​vergoeding van de werkelijk geleden schade te vorderen. Reeds betaalde voorschotten zijn in voorkomend geval definitief verworven voor VCS tot het bedrag van de verschuldigde schadevergoeding.

4. Hiërarchie

In geval van tegenspraak tussen de documenten vermeld in deze AV wordt volgende hiërarchie toegepast:

1. Orderbevestiging
2. Algemene voorwaarden
3. Offerte
4. Bestelling

5. Prijzen en facturatie

5.1 De Prijs wordt in de Offerte, Orderbevestiging en factuur vermeld in euro. De Prijs is steeds exclusief BTW, heffingen, accijnzen en andere belastingen, die voor rekening van de Klant zijn. Goederen en/of diensten die niet uitdrukkelijk in de Orderbevestiging worden vermeld, rekent VCS in regie aan. De toepasselijke regietarieven worden vermeld in de Orderbevestiging. Transportkosten worden eveneens afzonderlijk vermeld in de Orderbevestiging.                                                           

5.2 Facturen van VCS zijn betaalbaar in euro, ten laatste dertig dagen na factuurdatum, op het rekeningnummer vermeld op de factuur. In geval van laattijdige betaling is de Klant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling interesten overeenkomstig de Wet van 2 augustus 2002 inzake Betalingsachterstand bij Handelstransacties verschuldigd, vermeerderd met een schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag.

6. Voorschot

VCS kan een voorschot aanrekenen. In voorkomend geval, wordt dit – samen met de modaliteiten omtrent de betaling ervan – vermeld in de Orderbevestiging. Indien de Klant het voorschot vermeld in de Orderbevestiging niet tijdig betaalt, kan VCS de uitvoering van de Overeenkomst opschorten.

7. Huur

In geval van huur wordt de start- en einddatum van de huur, alsook de modaliteiten met betrekking tot de aankoopoptie (indien van toepassing) bevestigd in de Orderbevestiging. Gedurende de huurperiode draagt de Klant het volledige risico voor verlies en/of beschadiging van de Goederen.

8. Prijsaanpassing

8.1 VCS behoudt zich het recht voor om de Prijs aan te passen indien na afsluiting van de Overeenkomst sprake is van kostenwijzigingen door verhogingen van lonen en/of transportkosten, prijsverhogingen van leveranciers, schommelingen in de wisselkoers, etc.

8.2 Prijswijzigingen in het kader van lopende Overeenkomsten zullen toepasselijk zijn tot een bedrag van maximum 80% van de Prijs en zijn gebaseerd op de parameters die de reële kosten vertegenwoordigen.

8.3 Prijswijzigingen worden voor het in werking treden van de nieuwe Prijs schriftelijk aan de Klant meegedeeld. Indien de Klant niet binnen veertien (14) dagen na de kennisgeving van de nieuwe Prijs bezwaar maakt, geldt deze als aanvaard. Indien de Klant niet instemt met de prijswijziging, hebben Partijen het recht om de Overeenkomst te beëindigen mits schriftelijke kennisgeving, waarbij een termijn van maximaal dertig (30) kalenderdagen in acht wordt genomen. De beëindiging zal plaatsvinden zonder voorafgaandelijke rechterlijke tussenkomst en zonder dat er sprake is van enige aansprakelijkheid.

9. Levering

De levering van de Goederen en/of Diensten aan de Klant gebeurt op de plaats aangeduid in de Orderbevestiging. Enige kosten ingevolge opgave van een onjuist leveradres door de Klant, afwezigheid van de Klant op het ogenblik van levering, onjuistheid van meegedeelde informatie, etc. zijn voor rekening van de Klant.

10. Verplichtingen van de Klant

10.1 De Klant is verantwoordelijk voor het correct gebruik van de Goederen en/of Diensten zoals een voorzichtig en redelijk persoon en conform de gebruiksaanwijzingen, technische specificaties, geldende veiligheidsnormen, etc.

10.2 De Klant is als enige eindverantwoordelijk voor de beveiliging van haar interne netwerkinfrastructuur, ongeacht de aard of herkomst van de apparatuur of software die door VCS wordt geleverd, geïnstalleerd of geïntegreerd. Het is de uitsluitende verantwoordelijkheid van de Klant om afdoende technische en organisatorische maatregelen te treffen ter bescherming van haar systemen tegen mogelijke inbreuken, waaronder maar niet beperkt tot netwerkscheiding, toegangsbeheer, firewalls, en intrusion detection/prevention systemen.

VCS kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor directe of indirecte schade voortvloeiend uit beveiligingsincidenten of systeemstoringen die veroorzaakt worden of (mede) mogelijk gemaakt worden door onvoldoende beveiliging aan klantzijde. Dit geldt eveneens in het hypothetische geval dat een door VCS geleverd toestel gecompromitteerd zou zijn (bijvoorbeeld via malware, firmware-exploit, of andere kwetsbaarheid), en via de infrastructuur van de Klant toegang zou kunnen krijgen tot kritieke of gevoelige systemen.

De Klant bevestigt hierbij uitdrukkelijk dat zij alle redelijke maatregelen zal treffen om te voorkomen dat enig extern toestel, inclusief dat van VCS, schade kan toebrengen aan bedrijfskritische processen, waaronder maar niet beperkt tot operationele of veiligheids-gerelateerde systemen.

11. Overgang van eigendom en risico

11.1 In geval van koop, geschieden alle leveringen van Goederen onder eigendomsvoorbehoud. VCS behoudt de eigendom van zulke Goederen tot de Klant de Prijs, vermeerderd met verschuldigde intrest, kosten en eventuele andere bedragen en/of schadevergoedingen, volledig heeft voldaan.

11.2 Zowel in geval van koop als in geval van huur, gaat het risico met betrekking tot de Goederen en/of Diensten over op de Klant vanaf he moment van levering op de in de Orderbevestiging aangeduide plaats.

11.3 De Klant is, op eigen kosten en risico, gehouden tot teruggave van de Goederen waarop eigendomsvoorbehoud rust aan VCS, en dit op eerste verzoek van VCS.

114 De Klant is verplicht om de Goederen waarop eigendomsvoorbehoud rust als een voorzichtig en redelijk persoon te gebruiken totdat de eigendom daarvan op haar overgaat. De Klant zal zich verzetten tegen eventuele aanspraken van derden op deze Goederen en zal VCS van dergelijke aanspraken onverwijld op de hoogte brengen.

11.5 De Klant heeft niet het recht om Goederen, die eigendom zijn van VCS, aan derden in pand te geven of op andere wijze tot zekerheid te laten strekken.

12. Gebreken

12.1 Duidelijke, zonder ingrijpend onderzoek vast te stellen, zichtbare gebreken met betrekking tot de Goederen en/of Diensten, onjuiste leveringen, etc. moet de Klant onmiddellijk en uiterlijk binnen de 24 uur na levering per e-mail melden aan VCS via defects@vcsolutions.be waarbij het vermeend gebrek gedetailleerd moet worden omschreven, bij gebreke waaraan de Goederen en/of Diensten geacht worden aanvaard te zijn door de Klant.

12.2 VCS is gedurende één jaar – te rekenen vanaf de datum van levering van de Goederen en/of Diensten aan de Klant – aansprakelijk voor verborgen gebreken indien zulke verborgen gebreken binnen een termijn van 8 dagen na de ontdekking ervan of binnen 8 dagen nadat de Klant ze redelijkerwijze had moeten ontdekken, per aangetekend schrijven, aan VCS worden gemeld, waarbij het vermeend gebrek gedetailleerd moet worden omschreven. Voormelde termijn van 8 dagen betreft een vervaltermijn.

12.3 Indien sprake is van een gebrek met betrekking tot de Goederen en/of Diensten, kan VCS naar haar keuze, overgaan tot herstel of vervanging. De Klant zal geen schadevergoeding kunnen vorderen van VCS louter voor het bestaan van een gebrek.  

12.4 Eventuele gebreken met betrekking tot de Goederen en/of Diensten geven de Klant geen recht tot opschorting van haar eigen verplichtingen onder de Overeenkomst.

13. Aansprakelijkheid

13.1 Voor zover wettelijk toegelaten, is VCS slechts aansprakelijk voor schade die het gevolg is van haar eigen opzettelijke of grove fout of van een opzettelijke of grove fout van een Hulppersoon. Behoudens het voorgaande, kan VCS in geen geval aansprakelijk worden gesteld indien schade het gevolg is van foutief en/of onzorgvuldig gebruik, onderhoud, etc. van Goederen en/of Diensten door de Klant.

13.2 De Klant zal VCS vrijwaren tegen elk verhaal van derden met betrekking tot de Goederen en/of Diensten, voor zover enige fout en/of onzorgvuldigheid van de Klant (hoe klein ook) hiervan aan de basis ligt.     

13.3 VCS is in geen geval aansprakelijk voor indirecte, incidentele of gevolgschade, zoals, maar niet beperkt tot, winstderving, bijkomende kosten, verlies van omzet, of schade die het gevolg zou zijn van het gebruik de Goederen en/of Diensten. De aansprakelijkheid van VCS is bovendien beperkt tot de Prijs vermeld in de Orderbevestiging.

13.4 Schade veroorzaakt ingevolge het niet nakomen van een contractuele verplichting door VCS of een Hulppersoon geeft, binnen de wettelijke grenzen, uitsluitend aanleiding tot een contractuele aansprakelijkheidsvordering tegen VCS zelf.

14. Overmacht

14.1 In geval van Overmacht is elke Partij gerechtigd haar verplichtingen onder de Overeenkomst op te schorten, dan wel in overleg een regeling te treffen, zonder dat Partijen tot enige schadevergoeding gehouden zijn (met dien verstande dat Overmacht geen schorsing van de betalingsverplichting van de Klant tot gevolg kan hebben).

14.2 In geval van Overmacht zullen Partijen alle redelijke inspanningen leveren om de gevolgen van de situatie van Overmacht te beperken en zullen zij de nakoming van hun verplichtingen hervatten zodra de situatie van Overmacht voorbij is.

15. Beëindiging

15.1 VCS kan de Overeenkomst, of een gedeelte ervan, eenzijdig, met onmiddellijke ingang en zonder voorafgaande ingebrekestelling buitengerechtelijk ontbinden mits eenvoudige schriftelijke kennisgeving aan de Klant in de volgende gevallen:

1. Indien de Klant één of meer essentiële verbintenissen niet nakomt, zoals de tijdige en volledige betaling van het voorschot en/of de Prijs door de Klant, inbreuk op artikel 10 AV, inbreuk op artikel 11 AV, etc.;
2. Staking van betalingen of enige andere indicatie van insolvabiliteit, betrokkenheid van de Klant in een procedure tot gerechtelijke reorganisatie, (aanvraag van het) faillissement van de Klant;
3. Vereffening, ontbinding of stopzetting van de activiteiten van de Klant;
4. Indien de zeggenschap over de Klant wijzigt;
5. Indien beslag gelegd wordt op (een deel van) de vermogensbestanddelen van de Klant;
6. Indien VCS gegronde redenen heeft om te twijfelen dat de Klant haar verplichtingen jegens VCS zal nakomen.

15.2 Door ontbinding van de Overeenkomst (of een gedeelte ervan) worden alle vorderingen van VCS op de Klant onmiddellijk opeisbaar en is VCS gerechtigd om alle Goederen die zich nog bij de Klant bevinden en in toepassing van artikel 11 AV of anderszins eigendom van VCS zijn, terug te nemen. De Klant zal hieraan haar volledige medewerking verlenen.

Bovendien is de Klant in voorkomend geval een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd ten belope van 30% van de Prijs. Het eventueel door de Klant betaalde voorschot zal gebruikt worden om dit bedrag mee te verrekenen. Bovendien behoudt VCS zich het recht voor om een hogere schadevergoeding te vorderen in functie van de door haar werkelijk geleden schade.

15.3 In geval van ontbinding van de huur, om één van de redenen vermeld in artikel 15.1, is de Klant, behoudens teruggave van de Goederen, gehouden tot schadevergoeding gelijk aan de huursommen die verschuldigd zouden zijn vanaf de datum van de ontbinding tot aan de standaard einddatum van de huur. Eventuele schade aan de Goederen, die VCS op het ogenblik van teruggave vaststelt, dient door de Klant te worden vergoed.

16. Privacy

Partijen verbinden zich ertoe de Algemene Verordening Gegevensbescherming na te leven. Meer informatie met betrekking tot gegevensverwerking door VCS staat in de privacyverklaring van VCS, te vinden op https://vcsolutions.be/privacy-policy/.

17. Algemene bepalingen

Intellectuele eigendom

VCS en/of haar leverancier(s) behoudt/behouden de intellectuele eigendomsrechten op de Goederen en/of Diensten. De Klant kan geen aanspraak maken intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Goederen en/of Diensten en verwerft geen andere rechten dan die welke expliciet in de Overeenkomst vermeld. 

Overdracht

De Klant mag noch de Overeenkomst, noch enige rechten of verplichtingen daaronder, geheel of gedeeltelijk overdragen aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van VCS.

Nietigheid, ongeldigheid en niet-afdwingbaarheid

De nietigheid, ongeldigheid of niet-afdwingbaarheid van enige bepaling in de AV, de Offerte, de Orderbevestiging en/of de Overeenkomst zal niet de nietigheid, ongeldigheid of niet-afdwingbaarheid van een andere bepaling dan wel van d voormelde documenten in hun geheel tot gevolg hebben. Dergelijke bepaling wordt desgevallend vervangen door een geldige bepaling.

Referentie

VCS is toegestaan een verwijzing naar de Klant op te nemen in haar referentieportfolio en/of op de Website.

18. Toepasselijk recht en bevoegdheid

Deze AV worden beheerst door en zullen geïnterpreteerd worden naar Belgisch recht, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag.

Alle geschillen voortvloeiend uit de contractuele relatie tussen VCS en de Klant behoren tot de exclusieve bevoegdheid van de ondernemingsrechtbank te Hasselt.